Seja um gestor ou um colaborador é necessário implementar um conjunto estratégias de comunicação para criar uma equipa coesa, com uma atitude positiva e com apoio à distância.

Neste artigo sugerimos cinco estratégias que pode adotar em prol de um ambiente de trabalho remoto mais feliz e eficiente.

Definição dos papéis

É fundamental que cada colaborador saiba qual o seu papel, as expectativas exigidas, o seu impacto, os projetos e ferramentas utilizadas. A informação deve partilhada para que nenhum membro da equipa se sinta isolado. O papel do gestor é fornecer contexto em cada projeto e gerir as suas expectativas.

Este contexto inclui a história do projeto e quem é responsável por cada tarefa. As informações contextuais devem ser armazenadas por exemplo num local central, no qual todos os colaboradores possam aceder facilmente. Outras informações básicas como cronogramas do projeto e de trabalho dos membros da equipa, também devem estar atualizadas e disponíveis. Dependendo da complexidade do projeto, existem na web algumas opções que permitem a interação e visualização dos detalhes mais recentes do projeto.

Ferramentas úteis

Vamos partilhar algumas ferramentas de trabalho que fornecem alternativas de comunicação, apresentações, documentação simples, entre outros.

Ferramentas para comunicação da equipa:

O trabalho remoto significa que poderemos não manter um contacto direto com colegas de trabalho. Contudo, existem formas de estabelecer o contacto no dia a dia. Uma aplicação projetada especificamente para conversas contínuas com várias pessoas é absolutamente necessária se estiver a trabalhar em casa. Poderá optar pelo WhatsApp ou, caso o número de participantes seja maior, ou poderá experimentar o Google Hangouts ou o Microsoft Teams, cujas limitações de números de participantes poderão ir além das 100 pessoas.

Ferramentas para reuniões e apresentações:

Quando pensamos em teletrabalho, provavelmente pensamos em chamadas de vídeo, reuniões virtuais e apresentações remotas. Isso é uma grande parte do trabalho online, especialmente com equipas e clientes. Assim, ter uma ferramenta segura para fazer chamadas de vídeo é uma maneira de tornar o nosso trabalho mais simples e eficaz. Aplicações como o Zoom ou o Skype poderão ser um importante recurso, na medida em que permitem não só a comunicação entre equipas, como a partilha de ficheiros entre colaboradores.

Ferramentas para partilha de arquivos:

Torna-se imprescindível que atualmente consigamos localizar e partilhar informações de forma rápida e segura, especialmente quando se trabalha remotamente. Se tem a necessidade de partilha de ficheiros multimédias com uma densidade considerável, poderá optar por ferramentas que permitem o envio de conteúdo de grandes dimensões como WeTransfer ou, caso opte por uma solução em nuvem, poderá utilizar o Google Drive ou o Dropbox.

Definir metas

Em teletrabalho é importante identificar quais são as metas que possam ser medidas com métricas. Como é uma modalidade de trabalho maioritariamente online, muitas decisões são baseadas em dados, o que significa que existem muitas oportunidades para definir objetivos que possam ser quantificados. Outra prática a adotar será programar o tempo de conclusão de uma dada meta. É sempre conveniente analisar o progresso atual em direção à tarefa em questão, estimando quantas horas serão precisas para a concluir. Não menos importante será ajustar as metas conforme a necessidade, identificando indicadores mensuráveis e delinear as expectativas por forma a manter o controlo.

Comunicação & Feedback

Como é sabido, a comunicação é um dos pontos mais importante em teletrabalho. Seja através de uma chamada rápida por Skype ou por telefone, falar com alguém e discutir os detalhes sobre um projeto é importante e é habitualmente mais eficaz do que quando escrito através de mensagem. É, também uma forma de construir relacionamentos pessoais. Se possível, poderá ser frutuoso reunir colaboradores em videochamada, pois desta forma é possível apercebermo-nos do tom, estilo de comunicação, sentido de humor e, de uma forma geral, garantir o cumprimento dos objetivos comuns da equipa. Além disso, é fundamental que toda a informação pertinente esteja guardada num sítio de acesso simples.

Medo da mudança

Ser adaptável no local de trabalho é importante por uma série de razões. Por um lado, as organizações valorizam os colaboradores que são capazes de gerir melhor situações de mudança no local trabalho. Quanto mais adaptáveis, mais produtivos serão no geral. Esta capacidade também é crucial, pois mostra a sua capacidade de flexibilidade e exibe habilidades de liderança, determinação e análise. Todas estas competências são valiosas e poderão ser um forte contributo para encontrar a sua próxima oportunidade de emprego.

Alguns dos benefícios de trabalhar em teletrabalho incluem:

  • Aumento dos níveis de satisfação e motivação dos colaboradores que promovem a produtividade.
  • Diminuição das fontes de distração.
  • Melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
  • Redução de tempo e de custos em deslocações casa-trabalho-casa.

Algumas das desvantagens em teletrabalho incluem:

  • Necessidades tecnológicas.
  • Dificuldade de conciliar a vida familiar com a profissional.
  • Necessidade de redobrar cuidados em ambiente digital.
  • Menor regularidade de comunicação com equipa que pode reduzir os laços entre si.
  • Tendência para o isolamento que pode traduzir-se numa quebra da criatividade.

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