Nos dias de hoje, no nosso espaço de trabalho estamos rodeados de tecnologia. Sejam notificações, lembretes ou aplicações. Qualquer dispositivo poderá ser o principal causador de uma diminuição da produtividade dos profissionais.
Especialistas no estudo da produtividade, têm analisado estas mudanças no comportamento humano e de que forma poderão ser adotadas técnicas que irão incrementar o seu rendimento diário. Entre várias técnicas e metodologias para a produtividade das equipas, existe uma que, embora não seja recente, está agora a ganhar bastante adesão pelos grupos de trabalho. Trata-se da Técnica de Pomodoro.
Como funciona a Técnica de Pomodoro na gestão do seu tempo?
Com esta técnica de produtividade o seu dia de trabalho será dividido em blocos de 25 de minutos, separados por pausas de 5 minutos. A este período completo de tempo chamamos um pomodoro. Depois de 4 pomodoros a sua pausa irá ser maior: cerca de 15 a 20 minutos.
Qual a origem desta técnica?
Esta técnica surge pelo facto de, muitas vezes sem nos apercebermos, sentirmos que temos tempo infinito na nossa rotina laboral, acabando por causar um desperdício de horas de trabalho com distrações. Trabalhar com um cronómetro (para os blocos de 25 minutos) incute um senso de urgência numa dada tarefa a realizar.
A típica metodologia de trabalho da maior parte dos profissionais sugere longos blocos de trabalho e a ausência de qualquer tipo de pausas, ou pelos menos as que poderão ser necessárias para estimular a sua produtividade diária até outro nível.
A Técnica Pomodoro enquadra-se no seu modo de trabalhar? Motivos para experimentar.
Baixa produtividade
Poderá ser natural que sinta que o seu dia de trabalho passou demasiado depressa, ou que o que produziu no final do dia fica aquém do expectável. Se assim for, dê uma oportunidade de aplicar este novo hábito de excelência na gestão do seu tempo.
Distração fácil/ falta de concentração
Desde o email verificado mais vezes que as necessárias, ou uma notificação que poderá levar à sobreposição de tarefas, ou outra qualquer fonte de distração, é muito fácil existir um elemento externo que o possa desviar do seu foco.
Desmotivação
Sente-se desmotivado face ao grande projeto que tem atualmente em mãos? Pode até ser aliciante, mas se está a sofrer antecipadamente pela sua complexidade, esta metodologia poderá ser essencial na sua rotina.
Sentimento de exaustão
Este sentimento vai ser um potencial inimigo para a sua produtividade. Dificilmente vai querer afastar-se da sua secretária por ter muitas tarefas ainda por concluir, mas sem energia, a qualidade na execução das mesmas poderá também estar comprometida. Pausas regulares garantem que permaneça fresco ao longo do dia de trabalho.
Quais as potenciais dificuldades que pode encontrar ao implementar esta técnica?
Do ponto de vista prático, este método de trabalho poderá ser dificilmente implementado se não se imaginar a fazer pausas no seu trabalho de forma regular. Se para si é impensável afastar-se da secretária, por cinco minutos que sejam, será difícil adotar este novo método.
As pausas regulares não só promovem uma maior agilidade mental, como irão mantê-lo focado por mais tempo, desprovendo assim um possível cenário de exaustão com tanta facilidade.
Quais os resultados desta técnica na sua produtividade?
Maior foco na tarefa
Um dos principais benefícios de trabalhar segundo a Técnica de Pomodoro é o facto de que irá manter-se mais concentrada perante as tarefas que tem em lista. Dado que tudo é planeado, não só a tarefa a realizar, mas também o descanso, é possível saber que brevemente haverá uma pausa, mantendo assim o foco na execução.
Menos distrações
Telemóveis, telefonemas, emails ou outras fontes de distração, desde que estejam afastados do seu alcance e não sirvam de instrumento para a tarefa atual a realizar, poderão evitar constantes distrações, o que se resume num período mais focado e consequentemente eficiente.
Pausas planeadas
Pausas planeadas são um forte aleado para manter o foco ao longo do seu dia de trabalho. Não só os períodos de tempos deverão ser respeitados, mas também os tempos de pausa por forma a preparar-se da melhor forma para mais um ciclo.
Como implementar a Técnica de Pomodoro na sua rotina de trabalho?
Planeamento
Se vai implementar a Técnica de Pomodoro na sua rotina de trabalho deverá saber que a fase inicial desta metodologia é dedicada ao planeamento estratégico das tarefas a serem desenvolvidas em cada ciclo de pomodoro ao longo do seu dia de trabalho. Trabalhar com listas onde poderá colocar um check quando acabada a tarefa, poderá ser benéfico para a gestão de tempo. É importante neste ponto definir metas realistas e alcançáveis.
Prepare o temporizador
É agora altura de fechar redes sociais, emails, janelas de conversação não necessárias, notificações ou outra potencial fonte de distração.
Prepare um temporizador para a sua sessão de trabalho. Lembre-se: são cerca de 25 minutos em que não deverão haver distrações. Não deverá pausar ou parar o relógio para retomar depois. Poderá utilizar uma destas aplicações para cronometrar as suas sessões de trabalho.
Mãos à obra e foco na tarefa em mãos
Depois de dar início ao temporizador, não haverá espaço para desatenções. Concentre-se na tarefa que tem agora em mãos e não coloque em momento algum o temporizador em pausa. Se necessário, anote uma eventual fonte de distração que possa ter ocorrido para ser corrigida nos ciclos seguintes.
Faça uma pausa
Passados 25 minutos de trabalho, está findado um ciclo segundo a Técnica de Pomodoro. Pode agora riscar uma tarefa na sua lista. Bom trabalho! Agora é tempo de fazer uma pausa de 5 minutos durante os quais pode e deve afastar-se do seu espaço de trabalho. Pode caminhar pelo escritório, beber alguma água, fazer alongamentos ou outra atividade, de forma a sentir-se relaxado para mais uma sessão de 25 minutos.
Repita o processo
Repita estes pontos até aqui. Uma forma de otimizar todo o processo é apontar alguma distração que tenha ocorrido ou outro tipo de dificuldade que possa ter sentido ao longo do ciclo de pomodoro anterior, de forma a melhorar a sua prestação nas sessões futuras.
Aumente o tempo de pausa
Quando completar 4 ciclos de pomodoro o seu tempo de descanso deverá ser incrementado. Faça agora uma pausa maior. O recomendado será cerca de 15 a 20 minutos de pausa, dependendo do grau de complexidade das tarefas desenvolvidas nos últimos ciclos. O objetivo é regressar ao trabalho completamente refrescado e relaxado para mais uma sessão de concentração.
Está pronto para implementar esta metodologia de gestão de tempo na sua rotina de trabalho?
O seu tempo vale dinheiro e a Técnica de Pomodoro não faz milagres por si só. Deve levar a sua metodologia a sério, ou seja:
- Executar apenas uma tarefa por pomodoro
- Abstraia-se de potenciais focos de distração
- Cumpra religiosamente os tempos definidos
Claro que se estiver numa reunião com um cliente não lhe vai dizer que terminaram os seus 25 minutos, mas enquanto executar as tarefas por sua conta, é importante que respeite todos os passos para alcançar um rendimento perfeito. Surpreendentemente, vai verificar que em poucos dias a sua produtividade pode triplicar se seguir as regras.
Rapidamente vai perceber que com a Técnica Pomodoro terá tempo para tudo e nada vai ficar por fazer.
Porquê gastar 8 horas de trabalho quando pode fazê-lo em metade do tempo?
Em suma, acabe de vez com a procrastinação e revolucione a gestão do seu tempo com a técnica Pomodoro!